VERİM DENİZCİLİK GEMİ ACENTELİĞİ İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN GENEL AYDINLATMA METNİ

Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olan VERİM DENİZCİLİK GEMİ ACENTELİĞİ İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (“Verim Denizcilik” veya “Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

KVKK kapsamında, kişisel verilerinizin korunmasına büyük önem veriyoruz. Bu doğrultuda, kişisel verilerinizi hangi amaçlarla işlediğimiz, kimlere ve hangi amaçlarla aktarabileceğimiz ve bu konudaki haklarınız hakkında sizleri bilgilendirmek istiyoruz.

Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Tanımlar

•    Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder. (Örneğin; kimlik bilgileri, adres, e-posta, telefon, IP adresi vb.)
•    Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
•    Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
•    İlgili kişi: Kişisel Verilerin ait olduğu gerçek kişiyi (çalışan, çalışan adayı, müşteri, ziyaretçi, tedarikçi, iş ortakları, sair üçüncü kişileri vb.) ifade eder. Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.
•    Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kayıt altına alınması, depolanması, muhafaza edilmesi, tutulması veya verilerin düzenlemesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, kullanılması, açıklanması, aktarılması, paylaşılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması, silinmesi veya imha edilmesi dahil olmak üzere Kişisel Veriler üzerinde herhangi bir faaliyetin veya bir dizi faaliyetin yürütülmesini ve veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi içermektedir. 
•    Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan Şirket’i ifade eder.
•    Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
•    Web Site: https://www.verimagency.com

Kişisel Verilerin Güvenliği
Verim Denizcilik, herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerin imha, kayıp (kaza sonucu kayıplar dâhil), yetkisiz erişim / kullanım veya ilk kullanım amacı ile uyumsuz kullanım riskini en aza indirecek şekilde saklanmasını ve işlenmesini sağlamaktadır. Verim Denizcilik, kişisel verilerin gizliliğini ve güvenliğini korumaya önem verir. Bu doğrultuda, kişisel verileri yetkisiz erişim, zarar, kayıp veya ifşaya karşı korumak için gerekli teknik ve idari güvenlik önlemler alınmaya devam etmektedir. Bu doğrultuda gerekli sistemsel erişim kontrolleri, veri erişim kontrolleri, güvenli transfer kontrolleri, iş sürekliliği kontrolleri ve diğer gerekli kurumsal kontroller uygulanmaktadır.

İlgili Kişi Grupları ve Veri Kategorileri
Hissedarların/ortakların; kimlik bilgileri (ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası, kan grubu), kimlik bilgileri (kurum kartvizitleri),iletişim bilgileri (ikametgâh adresi, cep ve ev telefonu), hukuki işlem bilgileri (şirketi ile ilgili konularda adına açılan dava dosyalarının takibi), finans bilgileri (banka hesap bilgileri, fatura bilgileri), işlem güvenliği ve finans bilgileri (kullanıcı sistem logları) ile risk yönetimi bilgileri (hissedarlara ait risk değerlendirmesi) ve diğer bilgileri (bilgi güvenliği politikaları, gizlilik ve disiplin sözleşmesi, haber ve yayın kuruluşları ile yapılan organizasyon faaliyetleri, sosyal organizasyon fotoğrafları, eğitim video ve fotoğrafları, şirket sosyal hesaplarına ait paylaşımlar eğitim bilgileri, araç sınıf sürücü)

Çalışanların; kimlik bilgileri (ad, soyadı, doğum tarihi, T.C. kimlik no, cinsiyet, kan grubu, medeni hali), kimlik bilgileri (kurum kartvizitleri), iletişim bilgileri (ikametgâh adresi, cep ve ev telefonu), ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri bilgileri (sabıka kaydı), finans bilgileri (maaş hesap bilgileri) işlem güvenliği bilgileri (kullanıcı sistem logları), özlük bilgileri (hizmet sözleşmesi, belirsiz iş sözleşmesi, sigortalı işe giriş bildirgesi, ücret hesap pusulası, maaş tahakkuk verileri, puantaj verileri, yıllık izin-idari izin ve ücretsiz izin dilekçeleri, sigortalı işten ayrılış bildirgesi, çalışma belgesi, hizmet sözleşmesi sona ermesine ilişkin düzenlenen dokuman ve tutanaklar, iş kazalarında yapılması gereken idari işlemler ve SGK iş kazası bildirimleri, iş kazası tutanağı, kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge ) ve diğer bilgileri, (bilgi güvenliği politikaları, gizlilik ve disiplin sözleşmesi, pasaport bilgileri, vize için gerekli bilgiler eğitim bilgileri, araç sınıf sürücü bilgisi, vesikalık fotoğraf, 1. derece aile yakınlarının asgari geçim indirimi hesaplamaları için tespiti, askerlik durum bilgisi, sağlık yeterlilik bilgisi, haber ve yayın kuruluşları ile yapılan organizasyon faaliyetleri, sosyal organizasyon fotoğrafları, eğitim video ve fotoğrafları, şirket sosyal hesaplarına ait paylaşımlar),

Tedarikçi çalışanlarının; kimlik bilgileri (ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası),  iletişim bilgileri (cep telefonu, ikametgâh adresi), özlük bilgileri (işe giriş tarihi, diploma), işlem güvenliği bilgileri ve diğer bilgileri, (araç sınıf sürücü bilgisi)

Çalışan adaylarının; kimlik bilgileri (ad, soyad, doğum tarihi, doğum yeri, cinsiyet, medeni hali), iletişim bilgileri (ikametgah adresi, cep ve ev telefonu, e-posta), mesleki deneyi bilgileri (mevcut iş durumu, sertifikalar, eğitimler),ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri bilgileri (sabıka kaydı) ve diğer bilgileri (araç sınıf sürücü bilgisi, askerlik durum bilgisi, seyahat engeli, mesai dışı çalışma imkanı, çalışma koşullarına uygunluk açısından sağlık bilgileri, referans bilgisi, eğitim bilgisi, yabancı dil bilgisi),

Ürün ve Hizmet Alan Kişilerin; kimlik bilgileri (ad, soyad bilgisi), ürün veya hizmet alan kişilerin iletişim bilgileri (mail adresi, şirket adı, telefon numarası)

Fuar ziyaretçilerin; kimlik bilgileri (ad, soyad), iletişim bilgileri (mail adresi, firma adı, telefon numarası)

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
İşlenen Kimlik bilgileri(Ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası), iletişim bilgileri(Telefon numarası, e-posta adresi, ikamet adresi), finansal bilgiler(Banka hesap numarası, IBAN), işlem bilgileri(Web sitesi ziyaretleri, çerezler ve dijital izler) ve diğer(iş güvenliği ve sağlık süreçlerinde gerekli olduğu ölçüde çalışanlara yönelik sağlık bilgileri vb.) kişisel veriler, Verim Denizcilik tarafından aşağıdaki amaçlar kapsamında ve KVKK’nın 5. ve 6. Maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde, sözleşmesel hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, meşru menfaatleri ve ilgili kanun, yönetmelik ve mevzuatlara uygunluğu kapsamında ve amaçlarıyla işlenebilmekte olup, bu amaçların ve ilgili yasal sürelerin öngördüğü müddetçe saklanabilmektedir:
•    Toplanan kişisel verileriniz Şirket tarafından düzenlenen organizasyonların yönetimi, projelerin gerçekleştirilmesi, hizmetlerin sağlanması, iş ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, denetimi ve bu doğrultuda gerçekleştirilen faaliyetlerin görselleştirilerek kamuya tanıtılması, bilgi verilmesi, gerekli çalışmaların iş birimleri tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla ve meşru menfaatler kapsamında gerekli faaliyetlerin yürütülmesi, 
•    Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, Şirket’in ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası,
•    Şirket’in ve Şirket’le iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temini,
•    Şirket’e ait web site ve diğer platformlar aracığıyla ürün/hizmet satışı-tedariki ve bu satış-tedarik ile bağlantılı lojistik ve faturalandırma, finans ve muhasebe işlemlerinin yapılması,,
•    Şirket’e ait web sitesinde bulunan pazarlama tekliflerinin yerine getirilebilmesi,
•    Şirket, bazı dönemlerde müşterilerine ve abonelerine kampanya bilgileri, yeni ürünler hakkında bilgiler ve promosyon teklifleri göndermek ve müşteri ilişkileri ve memnuniyetine yönelik aktivite ve süreçlerin yürütülmesi,
•    Şirket, ilgili kişinin yaşadığı teknik veya hukuki problemlerin giderilmesi ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
•    Şirket’in insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, 
•    İlgili kişinin kimliğini ifşa etmeden, çeşitli istatistiksel değerlendirmeler (satış verileri vb.), veri tabanı oluşturma ve pazar araştırmalarında kullanılması,
•     Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin ilgili kişilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek ilgili kişilere önerilmesi ve tanıtılması için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve icrası,
•    Şirket’in operasyon güvenliği ve bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi ve güvenliğinin temini,
•    Faaliyetlerin Vergi mevzuatı ve diğer hukuki mevzuatlardan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
•    Hukuka uygunluk kontrollerinin sağlanması amaçlarıyla işlenmektedir.

​

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla; Şirket’e veya Şirket’imizin ilgili birimlerine göndermiş olduğunuz elektronik posta, faks, tebligat, mektup, ihtarname ya da buna aracılık eden platformlar aracılığıyla; Şirket’e ve Şirket’in web sitesine yapılan ziyaretler; duyuru ve iletişim sağlamak için onay ve iletişim bilgilerinizi almak için oluşturulan veya ürün ya da hizmetlerimize ilişkin memnuniyet veya şikâyetlerinizi toplamak için oluşturulan sistemler üzerinden; basılı olarak tarafınıza sunulan duyuru, elektronik bültene üye olunması, iletişim, şikayet, Şirket ile imzalanan sözleşmelerle, Şirket’in düzenlediği organizasyonlara, seminerlere, kampanyalara katılım, bu katılım esnasında doldurulan formlar aracılığıyla; misafirlerden/ziyaretçilerden, Şirket’in çağrı merkezi veya yüz yüze, telefonla veya başkaca bir iletişim aracı kullanarak gerçekleştirilen iletişimler; sosyal ağlar; cep telefonu, tablet veya sair mobil cihaz uygulamaları; Şirket ile yapılan yazılı veya sözlü iletişim kanalları aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, KVKK’nın 5. ve 6. Maddesi uyarınca; açık rıza alınmak kaydıyla, bir sözleşmenin kurulması veya ifası için veri işlemenin gerekli olması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, veri sorumlusunun meşru menfaatlerinin korunması ve veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebepleriyle, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla işlenmektedir.

​

Kişisel Verilerin Aktarılması
Verim Denizcilik, yürüttüğü faaliyetler ve yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi maksadıyla, Şirket’in; tedarikçileriyle, hissedarlarıyla, iş ortaklarıyla(İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak),  Şirket bünyesince kullanılmakta olan teknolojik sistemlere(örn; web sitesi) destek sağlayan teknoloji sağlayıcılarıyla hizmet alınan dış kaynak şirketleri, muhasebe ve finans hizmet sağlayıcıları, kanunen yetkili üçüncü kişilere(hukuk büroları, denetim firmaları, sigorta şirketleri vb.) ve bu kapsamdaki sistem yöneticileriyle, Şirket’in ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası, ticari faaliyetlerinin, insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi için Şirket’in içerisinde yer alan ilgili iş birimlerine gerekli çalışmaların yapılması amacıyla sınırlı olarak, iş devirleri sırasında Şirket varlıkları, yan kuruluşlar veya yeni iş alanları alım satımında ilgili üçüncü taraflarla ve hukuki zorunluluklar gereği resmi mercilere(mahkemeler, kamu kurum ve kuruluşları, denetleyici otoriteler) ve kanunen yetkili özel kişilere KVKK’nın 5. ve 6. Maddesinde düzenlenen veri işleme şartları kapsamında, KVKK’nın 8. ve 9. Maddesinde belirtilen kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin kurallara uygun olarak aktarılabilecektir.

Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması
Şirketimiz, işbu aydınlatma metninde açıklanan amaçlar çerçevesinde yurt dışına veri aktarımı yapmamaktadır. Ancak, uluslararası hizmet sağlayıcılarla yapılan anlaşmalar kapsamında, veri aktarımı yapılması gerekirse, KVKK’nın 9. maddesi uyarınca ve Kurul’un belirlediği güvenlik önlemleri çerçevesinde hareket edilecektir.

Kişisel Verilerin Muhafazası ve Saklanma Süresi
Şirket, KVKK’nın 12. maddesine uygun olarak:
•    Kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemekte,
•    Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemekte,
•    Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla güvenli veri tabanları, sunucular, firewall'lar (güvenlik yazılımları) ve elektronik posta bilgilerin şifrelenmesi dahil, güncel teknolojik gelişmeler ışığında kişisel verilerinizi de dahil olmak üzere bilgilerinizi korumak için bilgi güvenliği politikalarımızla mevcut bilgi ve veri değerlerinin ve risk durumunun analizini yaparak önleyici güvenlik önlemlerini almaktadır.

Kişisel veriler, Verim Denizcilik bünyesinde ilgili yasal saklama süreleri müddetince bulundurulmakta olup, bu verilerle ilişkili faaliyetlerin ve işbu aydınlatma metninde belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için kanunlar, yönetmelikler ve ilgili mevzuatlarda belirtilen gerekli süre boyunca saklanmaktadır. Kullanım amacı sonlanan ve yasal saklama süresi sona eren kişisel veriler, Verim Denizcilik tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

KVKK Çerçevesinde Veri Sahibinin Hakları
Kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin hakları, KVKK’nın 11. Maddesinde açıkça düzenlenmiştir. Bu madde uyarınca veri sahipleri Verim Denizcilik üzerinde aşağıdaki haklara sahiptir:
•    Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
•    Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
•    Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
•    Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
•    Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
•    Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini isteme,
•    Kişisel verilerin düzeltme ve silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
•    İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
•    Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Yukarıda sıralanan haklarınıza ilişkin, https://www.verimagency.com Web Site’de bulabileceğiniz “Veri Sahibi Başvuru Formu”nu doldurarak taleplerinizin ıslak imzalı bir nüshasını, VERİM DENİZCİLİK GEMİ ACENTELİĞİ İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin, “Soğanlık Yeni Mah. Aliağa Sk. Bumerang Kartal No:8/130, 34880 Kartal/İSTANBUL” adresine noter kanalıyla ihtarname vb. yollarla veya 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda tanımlı olan “güvenli elektronik imza” ile imzalanmak suretiyle ve e-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazıp verimdenizcilik@hs01.kep.tr KEP adresimize göndererek ya da Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle tarafımıza iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.